Overordnet styring og kontroll

Digdir har velfungerende prosesser for virksomhetsstyring. Aktiviteter er planlagt i henhold til hovedinstruksen og tildelingsbrevet. Det utarbeides årlig virksomhetsplan som konkretiserer direktoratets mål, oppgaver, prioriteringer, ressursfordeling, risiko og tiltak. Aktiviteter og økonomi følges opp regelmessig gjennom rapportering og styringsdialog, noe som danner grunnlag for ledelsesbeslutninger. Oppgaver med stor strategisk betydning er valgt ut til prosjektportefølje og følges opp særskilt.

Risikovurdering er integrert i prosesser for planlegging, oppfølging og rapportering. Hver avdeling vurderer risiko for manglende måloppnåelse. Avdelingenes risikovurdering er utgangspunktet for overordnet risikovurdering i direktoratet. Overordnet risikovurdering oppdateres pr. 31.8.

Digdir har god oversikt over ressursbruk gjennom regelmessig økonomioppfølging. Det er jevnlig statusrapportering på økonomi og prognose til departementet.

Digdir har en sentralisert innkjøpsfunksjon. Innkjøp og offentlige anskaffelser gjennomføres i henhold til vedtatt anskaffelsesstrategi, rolle- og ansvarsfordeling. Digdir har bl.a. et fullmaktsystem knyttet til kontraktsverdi som angir hvilket ledernivå som kreves for å beslutte at det skal gjennomføres anskaffelser og inngås avtaler. Videre har Digdir rutiner og retningslinjer for innkjøp med verdi over og under 100 000 kr. eks. mva. og avtaleoppfølging, bl.a. skal fakturaer knyttes mot avtalens saksnummer ved attestering.

Høsten 2022 gjennomførte Arkivverket tilsyn med Digdirs arkivtjeneste. Tilsynet ble avsluttet uten pålegg. Digdir deler mye på eInnsyn. Dokumenter er publisert på eInnsyn 3 dager etter journalføring.

Styrket sikkerhet og beredskap

​I 2022 jobbet Digdir videre med å styrke sikkerhet og beredskap i en skjerpet sikkerhetssituasjon. Vi etablerte styringssystem for sikkerhet som dekker samfunnssikkerhet og de mer operative funksjonene knyttet til informasjonssikkerhet og beredskap. Flere retningslinjer og rutiner for sikkerhet er revidert og implementert. Vi etablerte en anvendelighetserklæring (SOA - Statement of applicability), noe som har blitt grunnlag for en gap-analyse for sikkerhetsområde.

Effektiv administrasjon

Digdir jobber kontinuerlig med effektiv og brukervennlig administrativ funksjon gjennom digitalisering. Vi benytter fellesløsninger fra DFØ for økonomi- og HR-funksjoner. Digitale verktøy brukes for konkurransegjennomføring og avtaleforvaltning.

Beredskaps- og krisestøtteverktøy DigdirCIM ble anskaffet i 2022 for effektiv og sikker forvaltning av informasjon knyttet til sikkerhets- og beredskapsprosesser i direktoratet. DigdirCIM er den primære informasjonsbærer ved håndtering av krisesituasjoner. Innføring av systemet i organisasjonen startet høsten 2022.

Nytt sak- og arkivsystem WebSak ble satt i produksjon i 2022 som planlagt. Løsningen er sky-basert og har integrasjon mot Sharepoint, Teams og OneDrive. Brukergrensesnittet tilpasser seg plattformen det åpnes fra. Dette muliggjør saksbehandling på telefon. Integrasjoner mot WebSak er etablert for systemene for innkjøp og rekrutteringsstøtte. Digdir vurderer muligheter for integrasjoner mot Altinn, CIM og brukerstøttesystem.

Vurdering av bruk av internrevisjon

Digdir oversendte i desember 2022 vurdering av internrevisjon til KDD med kopi til DFØ og Riksrevisjonen. Ut fra nåværende behov og dagens budsjettsituasjon, har vi vurdert at det er mer hensiktsmessig å videreutvikle eksisterende styring og kontroll enn å etablere ytterligere kontrollnivå som en internrevisjon vil innebære.